Gestione protocollo : posta in entrata, posta in uscita e posta interna

Come protocollare la posta in azienda?

Tutto il flusso documentale dell’azienda è organizzato nei rami : posta in entrata, posta in uscita e posta interna.
I documenti in arrivo in azienda sono classificati nel ramo di posta in entrata.

Nella posta in entrata vengono classificati tutti in documenti ricevuti, indipendentemente dal canale di ricezione, posta ordinaria, posta elettronica, email etc…

Nella posta in uscita vengono inseriti i documenti che sono spediti dall’azienda verso i contatti esterni.

Nella posta interna, infine, sono archiviati i documenti che vengono scambiati all’interno dell’azienda stessa.

Organizzazione e semplificazione

Usando una soluzione software per la gestione della posta, è possibile ottimizzare i tempi per l’archiviazione e la successiva ricerca dei documenti. Inoltre si evitano le duplicazioni per scambio ed inoltro dello stesso documento a diversi referenti all’interno della struttura.

Scegliere un programma per protocollare la posta, basato su tecnologia cloud, permette di poter accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e senza dover installare programmi in locale sul proprio dispositivo. In questo modo sarà possibile consultare e gestire i documenti anche in remoto, ottimizzando il lavoro anche per soluzioni in smart working e per lavoro agile.

Programma per protocollare posta – guarda il video

Classificazione del documento

Ad ogni documento, nella gestione del protocollo, viene assegnato un numero di protocollo che lo identifica in maniera univoca.

Tale numero di documento è inserito nell’immagine digitale del documento sotto forma di “barcode“. Oltre al numero di protocollo, per garantire l’integrità del documento, viene creata l’impronta digitale del file (hash), che memorizza le informazioni che identificano il documento, relative a data di creazione, posizione, nome e dimensione dell’immagine.

La soluzione SAD è in cloud, questo permette di poter essere utilizzata da qualsiasi punto collegato ad internet e su qualsiasi sistema operativo.

Scarica la documentazione informativa oppure compila il modulo a seguire per ricevere maggiori informazioni.

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Maggiori informazioni

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