Gestione protocollo : posta in entrata, posta in uscita e posta interna

Tutto il flusso documentale dell’azienda è organizzato nei rami : posta in entrata, posta in uscita e posta interna.
I documenti in arrivo in azienda sono classificati nel ramo di posta in entrata.
Nella posta in entrata vengono classificati tutti in documenti ricevuti, indipendentemente dal canale di ricezione, posta ordinaria, posta elettronica o altro. Nella posta in uscita vengono inseriti i documenti che sono spediti dall’azienda. Nella posta interna, infine, vengono archiviati i documenti scambiati tra i diversi uffici all’interno dell’azienda stessa.

Classificazione del documento

Ad ogni documento, nella gestione del protocollo, viene assegnato un numero di protocollo che lo identifica in maniera univoca. Tale numero di documento è inserito nell’immagine digitale del documento sotto forma di “barcode“. Oltre al numero di protocollo, per garantire la  l’integrità del documento, viene creata l’impronta digitale del file, che memorizza le informazioni che identificano il documento digitale, tramite le informazioni relative a data di creazione, posizione, nome e dimensione dell’immagine.