Archiviazione digitale aziendale

Gli esperti e gli analisti parlano da anni della stretta relazione tra il processo di digitalizzazione dei documenti, tramite l’adozione di un sistema di archiviazione digitale aziendale, ed il miglioramento degli indici di performance.

Le azioni del legislatore

Il legislatore negli ultimi anni, ha varato diversi provvedimenti e norme che obbligano aziende e pubblica amministrazione ad adottare metodi di digitalizzazione dei documenti. L’insieme di tali norme, ad esempio, sono la normativa sul protocollo informatico , per la p.a., e la fatturazione elettronica. Quest’ultima è ormai obbligatoria per la maggioranza delle strutture pubbliche ed, ad oggi, facoltativa per le aziende private. Dal sito dell’Agenzia per l’Itala Digitale si può ottenere l’elenco delle leggi e norme a riguardo.

Cosa devono fare le aziende

Per le aziende è necessario introdurre un sistema di archiviazione dei documenti, che come esposto già in questo articolo, aiuti a migliorare ed ottimizzare i processi aziendali.
Nella gestione aziendale, una visione globale di tutti i processi, permette di analizzare tutte le fasi che li compongono e definirne un flusso di svolgimento. Questo tipo di approccio permette di  coinvolgere nei cicli di gestione, tutti i gli attori che a vario titolo ne fanno parte.
Ad esempio nel ciclo attivo, l’emissione della fattura verso il cliente, coinvolge non solo l’ufficio amministrazione dell’azienda che la emette. Il processo completo coinvolge a vario titolo, il cliente stesso, il reparto vendita, il reparto post-vendita. Quest’ultimo ad esempio, per l’attivazione di alert per azioni da compiere nel momento di emissione della fattura stessa.

In quest’ottica il documento non  è fine a se stesso ,  ma diventa fulcro sul quale sono impostati i processi aziendali. In questo modo si abbattono i tempi di risposta, anche per la ricerca delle informazioni, e si possono monitorare le performance aziendali, per ogni singolo passaggio che compone il ciclo aziendale.

Processi ottimizzati aumentano le capacità competitive dell’azienda.