Workflow documentale
Di recente, due termini sono molto usati quando si parla di gestione documentale : Workflow Management e Business Process Management (BPM). Negli ultimi anni la gestione dei documenti in forma digitalizzata si è trasformata, i sistemi di archiviazione non si occupano solo di digitalizzare i documenti ne soltanto di gestire il libro protocollo, ma hanno funzioni che permettono di gestire interi flussi di lavoro. Tramite i sistemi di archiviazione è possibile impostare delle sequenze automatiche, legate ai cicli di gestione della struttura, sia essa pubblica o privata, che consentono di gestire e monitorare interi processi.
Il Business Process Management, gestione dei processi di business, utilizza diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare e migliorare i processi. Il processo di business coordina il comportamento degli utenti, dei sistemi e delle informazioni per produrre risultati.
Il Workflow Management, gestione dei flussi di lavoro, si avvale di tecnologie e sistemi software in grado di impostare e realizzare sequenze ed automatismi che gestiscono l’iter di un flusso, consentendo di tenere sotto controllo azioni ed i tempi di risposta, nei vari passaggi di stato.
Riuscire ad impostare e monitorare i processi aziendali senza l’utilizzo di un sistema informatico e praticamente impossibile. Le aziende hanno raggiunto un ottimo livello di informatizzazione per la parte prettamente amministrativa, attraverso l’impiego di software per la gestione contabile.
L’impiego di un sistema di archiviazione digitale dei documenti, come S.A.D. , consente di gestire i flussi di lavoro ed aiuta a creare un presidio stabile per monitorare ed ottimizzare i principali processi.
Nel caso di un’azienda, ad esempio, un’applicazione del workflow documentale, è quello relativo al ciclo passivo : ricezione fattura fornitore, archiviazione, autorizzazione al pagamento, emissione del pagamento.
Nell’esempio ad ogni passaggio possono essere collegate scadenze ed azioni, che l’ufficio che riceve il documento, deve compiere. Inoltre tra gli automatismi che possono essere impostati nell’esempio riportato, è possibile inserire gli uffici destinatari per ogni singolo passaggio. In questo modo il flusso è completamente monitorato ed ottimizzato.
L’azienda, per migliorare i propri indici di performance, deve affiancare alla informatizzazione amministrativa, anche quella relativa alla classificazione e gestione dei documenti ricevuti e prodotti, organizzando e gestendo al meglio il proprio Workflow documentale.
