software archiviazione digitale

S.A.D. è il software per l’archiviazione digitale, dedicato sia alle aziende che alle pubbliche amministrazioni.

perchè usare un software archiviazione digitale ?

Le aziende da tempo hanno adottato software per la gestione amministrativa dell’azienda. Emissione delle fatture clienti, gestione dei magazzini, gestione delle vendite, siti e-commerce etc …
Alcune aziende più strutturate usano anche software per monitorare i rapporti con i clienti, per gestire meglio reclami ed assistenza post-vendita. Nella maggioranza dei casi però l’azienda non è dotata di un software per l’archiviazione dei documenti. Con la crescente richiesta di dematerializzazione dei documenti, e con l’adozione di sistemi di scambio documentale sempre più basati su strumenti informatici, l’azienda oggi si trova a dover gestire un maggiore flusso di documenti in formato elettronico.
Organizzare, gestire e monitorare questi documenti è il compito di un sistema di archiviazione digitale.

organizzazione dei flussi

Come evidenziato già in questo articolo, l’organizzazione dei flussi di lavoro aumenta il livello di produttività dell’azienda ed i vantaggi dell’archiviazione digitale, risultano evidenti.
La soluzione informatica deve essere adattata alla gestione aziendale e deve velocizzare i processi di gestione dei documenti, offrendo allo stesso tempo strumenti di riepilogo dei tempi e delle performance ottenute nei diversi flussi aziendali : ciclo attivo, ciclo passivo, gestione personale, rapporti con i clienti, etc …

scadenzario

I documenti gestiti all’interno dell’azienda compongono i flussi . La  composizione dei flussi si basa su automatismi che attivano azioni da compiere ad ogni passaggio, esempio : alla  ricezione fattura fornitore si attiva la gestione del pagamento della fattura stessa. Ad ogni passaggio dei flussi è possibile quindi impostare degli alert per le azioni da compiere alla scadenza degli stessi. Questo tipo di funzionalità permette di automatizzare le azioni ed ottimizzare i comportamenti dei reparti aziendali.

automatizzare i processi

Quando si riceve o si produce un documento all’interno della struttura, ci sono dei reparti che devono essere interessati al processo di cui il documento fa parte. Utilizzando una soluzione informatica è possibile legare alla tipologia del documento, gli uffici destinatari , in modo da ottenere un “percorso guidato” nella gestione dei flussi documentali.