A partire da ottobre del 2015, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. Con scadenza agosto 2016 le “PA” dovevano adeguare i sistemi di gestione dei documenti., in riferimento a quanto riportato già nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, pubblicato poiin Gazzetta Ufficiale a gennaio 2015.

La Pubblica Amministrazione è stata quindi invitata ad abolire i registri cartacei ed ad adottare sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali.
Le specifiche  che il sistema informatico deve rispettare sono riportate nel decreto .

Cosa cambia per la Pubblica Amministrazione

Una gestione informatizzata dei flussi comporta una modifica nel modo di lavorare della PA,i documenti prodotti dalla Pubblica Amministrazione, dovranno sempre di più adottare la firma elettronica a fronte di quella apposta in maniera manuale. La “PA” è invitata a ridurre l’utilizzo di carta, i documenti, ove possibile, dovranno seguire un “percorso” tutto digitale, con invio e ricezione anche attraverso caselle di posta certificata “PEC”.
Inoltre la Pubblica Amministrazione si deve dotare del “manuale del protocollo informatico“, in cui vengono identificate tutte le fasi di archiviazione e classificazione dei documenti, sia quelli ricevuti che quelli inviati, sono indicati i responsabili dei flussi documentali, e le azioni in caso di errore nel sistema di archiviazione.
Sono anche specificate le modalità adottate per l’invio in conservazione dei documenti e del relativo registro giornaliero.