Come protocollare la posta in azienda?
Tutto il flusso documentale dell’azienda è organizzato nei rami : posta in entrata, posta in uscita e posta interna.
I documenti in arrivo in azienda sono classificati nel ramo di posta in entrata.
Nella posta in entrata vengono classificati tutti in documenti ricevuti, indipendentemente dal canale di ricezione, posta ordinaria, posta elettronica, email etc…
Nella posta in uscita vengono inseriti i documenti che sono spediti dall’azienda verso i contatti esterni.
Nella posta interna, infine, sono archiviati i documenti che vengono scambiati all’interno dell’azienda stessa.
Organizzazione, semplificazione e riduzione delle duplicazioni
Usando una soluzione software per la gestione della posta, è possibile ottimizzare i tempi per l’archiviazione e la successiva ricerca dei documenti.
Inoltre si evitano le duplicazioni per scambio ed inoltro dello stesso documento a diversi referenti all’interno della struttura.
Semplificità e Flessibilità
Scegliere un programma per protocollare la posta, basato su tecnologia cloud, permette di poter accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e senza dover installare programmi in locale sul proprio dispositivo.
In questo modo sarà possibile consultare e gestire i documenti anche in remoto, ottimizzando il lavoro anche per soluzioni in smart working e per lavoro agile.
Programma per protocollare posta – guarda il video
Classificazione del documento
Ad ogni documento, nella gestione del protocollo, viene assegnato un numero di protocollo che lo identifica in maniera univoca.
Tale numero di documento è inserito nell’immagine digitale del documento sotto forma di “barcode“. Oltre al numero di protocollo, per garantire l’integrità del documento, viene creata l’impronta digitale del file (hash), che memorizza le informazioni che identificano il documento, relative a data di creazione, posizione, nome e dimensione dell’immagine.
La soluzione SAD è in cloud, questo ne permette l’uso da qualsiasi punto collegato ad internet
I dati sono crittografati e protetti con protocollo https: su server sicuri.
La soluzione è su server dedicato e protetto con sistemi di backup e disaster recovery, che prevede la copia completa del server in una location differente rispetto a quella del server principale
L’accesso al sistema può essere autorizzato solo a specifici IP, in modo da elevare il livello di sicurezza delle informazioni.
Per quale tipo di attività è indicato SAD?
SAD è adatatto a tutte le realtà, anche piccole, che hanno l’esigenza di archviare, gestire e consultare in maniera organizzata, semplice e veloce, il flusso documentale prodotto quotidianamente.
Possiamo offrire soluzioni che di adattano a tutte le esigenze di business, con costi contenuti ed investimenti scalabili che possono essere modulati nel tempo.
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